База данных состоит из следующих элементов: таблицы, запроса, формы и отчета. Таблица Таблица в базе данных — это основа основ. Именно в таблице происходит накопление и структурирование значений базы данных. Таблицу можно создавать в двух режимах: конструктора и мастера.
Как создать таблицу в режиме мастера
1. В окне открытой базы данных щелкните по элементу Таблицы в области База данных.
2. В области Задачи дважды щелкните по строке Использовать мастер для создания таблицы.
3. В окне Мастер таблиц на этапе Выбрать поля необходимо выбрать поля из предложенных образцов таблиц, чтобы использовать их как начальную точку для создания собственной таблицы:
• Деловой — для работы с образцами деловых таблиц;
• Персональный — для работы с образцами личных таблиц.
4. Откройте список Примеры таблиц и выберите нужный образец.
5. В списке Переменные поля щелчками мыши при нажатой клавише Ctrl выберите строки нужных полей и щелкните по кнопке > (между списками Переменные поля и Выбранные поля). Отмеченные поля отобразятся в списке Выбранные поля. Для перехода к следующему этапу создания таблицы щелкните по кнопке Дальше.
-Для отказа от перемещения поля используйте в списке Выбранные поля кнопку<. кнопками ? и ? можно переместить поле по списку вверх или вниз.
6. на этапе выбрать тип и формат задайте описания для выбранных полей. для этого в списке выбранные поля отметьте нужную строку и при необходимости внесите коррективы:
• имя поля — для выбора имени поля;
• тип поля — для выбора типа поля;
• автозначение — для выбора значения да или нет. да означает, что значения данного поля будут генерироваться базой данных;
• обязательное — для выбора значения да или нет. да означает, что поле не может быть оставлено пустым;
• длина — для выбора количество символов в поля данных;
• число десятичных знаков — для выбора количества десятичных разрядов поля данных. это поле доступно только для числовых и десятичных полей данных;
• значение по умолчанию — для выбора значения по умолчанию в поля да/нет;
• автоинкрементная инструкция — для автоприращения определенного поля целочисленных значений в источнике данных. доступно только при вводе спецификатора команды sql.
-значения многих полей, заданных по умолчанию, удовлетворяют большинству задач таблиц баз данных. для перехода к следующему этапу создания таблицы щелкните по кнопке дальше.
7. на этапе выбрать первичный ключ задайте поле таблицы, которое будет использоваться в качестве первичного ключа.
-ключ необходимо добавлять в каждую таблицу базы данных, чтобы каждая запись однозначно идентифицировалась. в некоторых системах баз данных openoffice.org первичный ключ обязателен для редактирования таблиц.
8. активируйте пункт создать первичный ключ и выберите:
• автоматически добавить первичный ключ — для автоматического добавления первичного ключа в виде дополнительного поля;
• использовать существующее поле как первичный ключ — для использования существующего поля с уникальными значениями в качестве первичного ключа;
• определить первичный ключ как комбинацию нескольких полей — для создания первичного ключа на основе комбинации нескольких существующих полей. -при выборе данного пункта необходимо в списке доступные поля выбрать нужные поля и переместить их с помощью кнопки >В список Основной ключ поля. Для перехода к следующему этапу создания таблицы щелкните по кнопке Далее.
9. На этапе Создать таблицу задается имя таблицы и выбирается возможность ее изменения по окончании работы мастера. Для этого в графе Название введите имя таблицы.
10. В группе Что вы хотите делать дальше? активируйте:
• Немедленно вставить данные — для продолжения работы и открытия таблицы ввода данных;
• Модифицировать дизайн таблицы — для сохранения и редактирования в конструкторе таблиц;
• Создать форму на основе данной таблицы — для создания формы на основе этой таблицы. Форма создается в текстовом документе с последними использованными параметрами мастера форм.
11. Для завершения работы мастера щелкните по кнопке Готово.
12. Откроется окно таблицы, готовое для ввода данных.
Как создать таблицу в режиме конструктора
1. В окне открытой базы данных щелкните по элементу Таблицы в области База данных.
2. В области Задачи дважды щелкните по строке Создать таблицу в режиме дизайна.
3. В окне конструктора таблицы щелкните по первому столбцу правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Первичный ключ.
-В Base первичный ключ необходим для редактирования содержимого таблицы. Он имеет уникальное значение для каждой записи данных.
4. В столбце Название поля щелкните в первой ячейке и введите нужное имя.
-Имена столбцов не должны повторятся.
5. Щелкните в первой ячейке столбца Тип поля и, раскрыв список, выберите, каким будет тип поля: тестом, числом, датой и т. д.
6. В группе Свойства поля выберите нужные параметры для полей Обязательное, Длина, Значение по умолчанию, Число десятичных знаков и Пример формата.
7. Повторите операцию для каждого нового поля.
8. Щелкните по кнопке Сохранить и в окошке введите имя таблицы.
9. Закройте окошко Сохранить как кнопкой ОК.
10. Закройте таблицу.
Как редактировать таблицу
1. В окне открытой базы данных щелкните по элементу Таблицы в области База данных.
2. В области Таблицы щелкните правой кнопкой мыши по имени нужной таблицы.
3. В контекстном меню выберите пункт Изменить.
4. В окне конструктора таблицы внесите необходимые изменения и дополнения.
5. Сохраните таблицу и закройте окно конструктора.
Как добавить новую запись в таблицу
1. В окне открытой базы раскройте окно нужной таблицы.
2. Откройте меню Вставка и выберите пункт Запись.
Как удалить строку в таблице
1. В окне открытой базы раскройте окно нужной таблицы.
2. Щелкните правой кнопкой мыши по заголовку нужной строки.
3. В контекстном меню выберите пункт Удалить строки.
4. Подтвердите удаление кнопкой Да.
Как изменить высоту строк в таблице
1. В окне открытой базы раскройте окно нужной таблицы.
2. Щелкните правой кнопкой мыши по заголовку любой строки.
3. В контекстном меню выберите пункт Высота строк.
4. В окне Высота строк задайте нужное значение регулятором Высота.
5. При необходимости активируйте пункт Автоматически — для корректировки высоты строки в соответствии с используемым в таблице шрифтом.
6. Закройте окно кнопкой ОК.
Как форматировать шрифт таблицы
1. В окне открытой базы раскройте окно нужной таблицы.
2. Щелкните правой кнопкой мыши по заголовку любой строки.
3. В контекстном меню выберите пункт Формат таблицы.
4. В окне Символ на вкладках Шрифт и Эффекты шрифта задайте нужные параметры.
5. Закройте окно кнопкой ОК.
Как создать фильтр данных в таблице
1. В окне открытой базы раскройте окно нужной таблицы.
2. Щелкните по имени нужного столбца в таблице и по кнопке Фильтр по умолчанию на панели Данные таблицы.
3. В окне Фильтр по умолчанию укажите логические условия фильтрации табличных данных. Для этого в столбце Имя поля откройте верхний список и выберите первое имя поля из текущей таблицы, которое необходимо включить в аргумент.
-При отсутствии доступного текста для имен полей будут показаны идентификаторы столбцов.
4. В столбце Оператор откройте верхний список и выберите логический оператор И или ИЛИ.
5. В столбце Условие откройте верхний список и выберите первый оператор сравнения для связки элемента Имя поля и Значение.
6. В верхнюю графу столбца Значение введите нужное значение для фильтрации поля.
7. Повторите операции для каждой строки полей, операторов и значений.
8. Закройте окно кнопкой ОК.
Как применить фильтрацию в таблице
1. В окне открытой базы раскройте окно нужной таблицы.
2. Щелкните по имени нужного столбца в таблице и по кнопке Применить фильтр на панели Данные таблицы.
Как отменить применение фильтрации в таблице
1. В окне открытой базы раскройте окно нужной таблицы.
2. Щелкните по кнопке Удалить фильтр/сортировку на панели Данные таблицы.